Databáze

Přestože MS Excel není určen k tvorbě, uchovávání a zpřístupnění databázových dat, je jako program pro jednoduché databáze zcela běžně používaný. Pro Vaše BP a DP budete MS Excel asi používat nejčastěji. Pokud máte jednu skupinu dat, je obvykle účelné uchovat data na jediném listu = v jediné tabulce.

Často však máme k dispozici různé skupiny dat. Pak je vhodné mít uloženy informace v různých tabulkách (v MS Excel každá tabulka na svém listu) – nejjednodušší variantou jsou tzv. relační databáze. Jejich podstatou je možnost propojení různých tabulek přes tzv. klíče = jednoznačné identifikátory záznamu – přes ně jsme schopni propojovat jednotlivé tabulky databáze a tvořit výstupové tabulky určené ke statistické analýze. Podstatné u těchto klíčů (ale i všech záznamů v jednotlivých sloupcích) je, aby v každém klíči (a sloupci) byly pouze záznamy, které splňují podmínku, že mají pouze požadovaný typ dat a konkrétní hodnoty jsou z nějaké přípustné množiny dat. Tato podmínka je právě problematická v MS Excel, neboť ten Vám umožní napsat cokoliv kamkoliv (u databázových programů si nejprve volíte charakteristiky proměnné a pak je Vám umožněno vložit jen konkrétní hodnoty), proto je třeba dbát na přesnost tvorby záznamů – každá přebytečná mezera má za následek chybná přiřazení (obvykle nepřiřazení) v relacích. Proto jsme v typech dat upozorňovali na problematiku zadávání dat (možností ,jak se chyb vyvarovat, jsou formuláře pro zadávání dat). U relačních databází pak tedy platí, že lze na základě klíčů z různých tabulek přiřazovat do různých tabulek nejrůznější údaje.

My této části věnované práci s databází využijeme především pro poznání práce s textovými funkcemi MS Excel. Nejdůležitější nástroje pro jejich ovládání si ukážeme na řešení konkrétního projektu.

Příklad: Máme dvě databáze – databázi pěstovaných rostlin a databázi informací k rostlinným druhům. Za úkol máme vytvořit ke každému pěstovanému exempláři cedulku, kde bude identifikační kód daného exempláře a základní informace o systematickém zařazení.

• Hlavním úkolem je jistě spojit databáze z obou listů do jedné, nicméně musíme mít klíč, na základě kterého můžeme obě databáze propojit. Tím bude kód, který je už nějak obsažen v obou databázích. Problémem je, že si ho budeme muset vyrobit – kódem je řetězec složený ze čtyř písmen rodového jména a čtyř písmen druhového přívlastku. K tomu budeme potřebovat textové funkce MS Excel. K hlavním patří funkce, které vrátí nějakou nadefinovanou část s existujícího textu – k tomu slouží funkce ZLEVA, vracející část textu z levé strany, analogií je funkce ZPRAVA. Pro výběr obecné části z textu slouží funkce ČÁST. Pro spojení textů do jediného slouží CONTECANATE. Často používaným nástrojem (ne funkcí) je rozdělení textu do sloupců. Návod jak řešit nastolený problém je na videu.

Práce s textovými funkcemi v MS Excel

• Relace se MS Excel tvoří pomocí funkce SVYHLEDAT, typ musíte nastavit “0” a vyhledává se Vám přesně zadaná hodnota. Ukázka propojení tabulek je pro náš příklad na videu.

Použití funkce SVYHLEDAT v MS Excel

• Úkol na vytvoření štítku je vlastně úkolem na komplikovanější příklad vyhledávání a zobrazování dat. K tomu nám slouží nástroje v části Ovládací prvky na kartě Vývojář. Pomocí použitého nástroje nám ovšem pouze vrátí pořadí řádku, na kterém se nachází vybraný prvek. Abychom mohli zobrazit cokoliv, co na daném řádku je, musíme použít funkci INDEX. Ukázka použití pro naše data je na videu.

Použití formulářů pro zobrazení dat v MS Excel